Из чего состоит бухгалтерия ИП
Закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» предлагает индивидуальным предпринимателям вести бухгалтерский учёт (БУ) на общих основаниях — пп. 4 п. 1 ст. 2.
Однако, пп. 1 п. 2 ст. 6 этого же закона освобождает ИП от ведения бухгалтерского учёта. Он остается правом, а не обязанностью — например, можно составлять баланс и отчёт о финансовых результатах, чтобы оценивать показатели и помогать своему делу, например, участвуя в госзакупках.
Бухгалтерия ИП вне зависимости от режима состоит из налогового учёта. Он обязателен для всех, нужен для расчёта базы налогообложения и исчисления налогов.
Освобождение от БУ упрощает жизнь предпринимателям. Но налоговый учёт тоже требует знаний, ответственности и внимательности. Предпринимателям под силу справиться с ним самостоятельно, чтобы на старте не тратить деньги на штатного бухгалтера.
Далее рассмотрим общие правила организации бухгалтерии, нюансы режимов, страховых взносов и автоматизацию рутинных процессов.
Как вести учёт
Подготовили несколько универсальных советов, которые помогут правильно считать налоги, своевременно выполнять обязательства и не получать штрафы. Они актуальны как для ОСНО, так и для других налоговых режимов.
Совет 1: оперативно фиксируйте данные об операциях. Получили оплату за товары — вносите сумму в книгу доходов и расходов (КУДиР). Если накапливать операции в течение недели или месяца, можно потерять часть информации.
Совет 2: работайте по договорам, даже если речь о небольших сделках. Во-первых, это защищает от просрочек и прочих нарушений. Во-вторых, обосновывает поступления и платежи. В-третьих, упрощает раздельный учёт и анализ сделок.
Совет 3: сохраняйте первичку. Заведите отдельные папки для УПД, накладных, актов и договоров. Подшивайте документы сразу после получения, чтобы не потерять.
Совет 4: составьте налоговый календарь со сроками уплаты авансов, налогов, сдачи отчётов и т.п. Ставьте в телефоне уведомления за 2-3 дня до крайнего срока, чтобы не опоздать и не получить штрафы.
Совет 5: сверяйтесь с налоговой раз в полгода-год. Инспекторы тоже могут потерять данные — появятся расхождения и необоснованные штрафы. Конечно, после разбирательств всё отменят, но вы потеряете время и нервы.
Совет 6: автоматизируйте процессы хотя бы в Excel, чтобы минимизировать ошибки — например, расчёт налогов и взносов. Оптимальный вариант — специальные сервисы, способные заменить бухгалтера.
Систематизация процессов упрощает самостоятельное ведение бухгалтерии ИП и отнимает минимум времени. Следуйте этим советам, чтобы избежать распространённых ошибок.
На УСН
На упрощённой системе налогообложения предприниматели ведут книгу учёта доходов и расходов. Актуальный бланк утверждён приказом ФНС России от 7 ноября 2023 года № ЕА-7-3/816@.
КУДиР ведут в бумажном или электронном виде, в конце налогового периода в налоговую не сдают. Её предоставляют по запросу инспекторов ИФНС — например, в ходе выездной или камеральной проверки.
Налог исчисляют по ставке:
- 1-6%, если применяют «Доходы»;
- 5-15%, если применяют «Доходы минус расходы».
Налог уплачивают до 28 апреля следующего года. Также ежеквартально перечисляют авансы — до 28 числа месяца, следующего за истёкшим кварталом.
Декларацию сдают до 25 апреля следующего года. Раз в квартал до 25 числа месяца, следующего за истекшим кварталом, уплачивают аванс по УСН — единым налоговым платежом с отдельным уведомлением.
На ОСНО
На общем режиме книгу учёта доходов и расходов ведут по форме, утверждённой приказом Минфина РФ, МНС РФ от 13.08.2002 г. № БГ-3-04/430. В налоговую её не сдают, а предоставляют только по запросу.
На ОСНО платят НДФЛ и НДС:
- НДФЛ — 13% с доходов, 15% с выручки свыше 5 млн руб.;
- НДС — 0, 10 и 20% в зависимости от вида деятельности и операций.
По НДФЛ уплачивают ежеквартальные авансы — до 25 числа месяца, следующего за истёкшим кварталом. Годовой налог — до 15 июля следующего года.
НДС платят ежемесячно. По итогам квартала определяют сумму, делят на три и платят до 28 числа. Например, за первый квартал 2024 г. налог уплачивают до 28 апреля, мая и июня.
Декларацию 3-НДФЛ сдают до 30 апреля следующего года, по НДС — ежеквартально, до 25 числа месяца, следующего за истёкшим кварталом.
На ПСН
На патенте ведут книгу учёта доходов (КУД). Актуальный бланк утверждён приказом ФНС России от 7 ноября 2023 года № ЕА-7-3/816@. Операции вносят в хронологическом порядке — от ранних к поздним. КУД ведут в электронном или бумажном виде. В налоговую документ предоставляют только по запросу.
Величина налога зависит от вида деятельности и физических характеристик бизнеса — количества сотрудников, торговой площади, единиц оборудования и т.п. Стоимость патента уточняйте в сервисе ФНС — это и будет годовой налог.
Сроки уплаты налога зависят от срока патента. Если оформляют на шесть месяцев, то оплачивают в любой момент до истечения срока действия.
При оформлении на год треть стоимости перечисляют в течение 90 дней, оставшуюся часть — до окончания действия.
На АУСН
АУСН освобождает от ведения КУДиР и деклараций. Бухгалтерия ИП сводится к фиксации доходов и расходов в личном кабинете. Для автоматизации можно дать согласие на передачу сведений из банка в ИФНС.
ИФНС самостоятельно рассчитает налог и пришлёт уведомление до 15 числа следующего месяца. Заплатить нужно до 25 числа.
На ЕСХН
На ЕСХН ведут КУДиР по форме из приказа ФНС России от 7 ноября 2023 года № ЕА-7-3/816@. Формат книги предприниматели выбирают по своему усмотрению.
Налог исчисляют по ставке 6% с разницы между доходами и расходами. Выручку уменьшают не на все затраты — закрытый перечень установлен п. 2 ст. 346.5 НК РФ. Налог уплачивают до 28 марта следующего года, аванс — по итогам полугодия до 28 июля.
Декларацию сдают до 25 марта следующего года, вместе с ней в ИФНС регистрируют КУДиР.
На НПД
На «Налоге на профессиональный доход» бухгалтерия сводится к внесению выручки в приложение «Мой налог». ИФНС самостоятельно исчисляет налог и присылает уведомление. Налог платят раз в месяц — до 28 числа.
Величина налога зависит от статуса контрагентов. С доходов от физлиц платят 4%, от организаций и ИП — 6%.
Страховые взносы
За себя
Индивидуальные предприниматели платят страховые взносы за себя вне зависимости от системы налогообложения. Освобождены только пользователи АУСН и НПД.
В 2026 году страховые взносы ИП за себя составляют 57 390 рублей. Если ваш годовой доход превышает 300 000 рублей, дополнительно уплачивается 1% от суммы превышения. Максимальная сумма дополнительных взносов ограничена 321 818 рублями.
Сроки уплаты:
- Фиксированная часть (57 390 ₽): до 28 декабря 2026 года.
- Дополнительный 1%: до 1 июля 2027 года.
Детали и особенности расчёта:
- Расчет 1% свыше 300 000 ₽: Величина дохода зависит от вашей системы налогообложения. Например, если доход за 2026 год составил 3 000 000 руб., сумма доплаты составит:
(3000000 — 300000) х 1% = 27000 руб. - Ограничение: Максимальный размер совокупных взносов за год (фиксированный + 1%) не может превышать 379 208 рублей.
- Неполный год: Если ИП открыт или закрыт не с начала года, фиксированные взносы пересчитываются пропорционально отработанным месяцам и дням.
- Уменьшение налогов: Взносы можно использовать для уменьшения налогов по УСН и патенту.
На 2026 год совокупный фиксированный размер страховых взносов для индивидуальных предпринимателей, адвокатов, нотариусов, занимающихся частной практикой, арбитражных управляющих, оценщиков, патентных поверенных, а также глав крестьянских (фермерских) хозяйств составляет 57 390 рублей. Уплатить страховые взносы необходимо не позднее 28 декабря текущего года. Перечислять взносы можно частями в течение года или одной суммой сразу.
Если доход налогоплательщика за 2026 год превысит 300 000 рублей, в срок не позднее 1 июля 2027 года необходимо будет уплатить еще 1% страховых взносов от суммы превышения, но не более 321 818 рублей за расчётный период.
Уплата страховых взносов в фиксированном размере осуществляется независимо от наличия наемных работников, возраста, вида осуществляемой деятельности, факта осуществления предпринимательской деятельности и получения дохода. Законодательство позволяет не платить страховые взносы в фиксированном размере за отдельные периоды (например, за время прохождения военной службы или ухода за ребенком в возрасте до полутора лет). Чтобы получить такое освобождение, лицам, занимающимся частной практикой, необходимо представить в налоговый орган заявление по форме КНД 1150081 и подтверждающие документы.
В случае прекращения предпринимательской деятельности уплата страховых взносов осуществляется не позднее 15 календарных дней с даты снятия с учета в налоговом органе. Если индивидуальный предприниматель осуществляет деятельность не с начала календарного года или прекратил ее до его окончания, то сумма страховых взносов определяется пропорционально отработанным месяцам.
Рассчитать сумму страховых взносов, которую необходимо уплатить, можно на сайте ФНС России с помощью сервиса «Калькулятор расчета страховых взносов».
Уплата страховых взносов на обязательное пенсионное и медицинское страхование осуществляется через единый налоговый платёж с использованием общего кода бюджетной классификации. Для формирования платёжных документов и уплаты взносов можно использовать сервисы «Личный кабинет индивидуального предпринимателя» или «Уплата налогов и пошлин» на сайте ФНС России.
Дополнительный взнос — 1%, когда объект налогообложения превышает 300 тыс. руб., но не более 257 061 руб. Например, если на УСН «Доходы» заработать 880 тыс. руб., величина дополнительного взноса: (880 000 — 300 000) х 1% = 5 800 руб.
Взносы за себя платят до 31 декабря, дополнительный взнос — до 1 июля. Порядок платежей не регламентирован, главное — выполнить обязательство до конца года. Отчёт по фиксированным взносам и дополнительному не сдают.
За сотрудников
Страховые взносы за сотрудников исчисляют с выплаченного дохода:
- на пенсионное, медицинское и социальное страхование — по единому тарифу 30%;
- на травматизм — от 0,2% до 8,5% в зависимости от вида деятельности.
Если доход сотрудника с начала года превысил 2 225 000 руб., взносы за него исчисляют по тарифу 15,1%.
Для малого и среднего бизнеса действует льгота — 15% с выплат, превышающих МРОТ. Например, зарплата сотрудника — 35 000 руб. С 19 242 руб. взносы исчисляют по ставке 30%, с остальной части — 15%.
Пользователям АУСН оставили фиксированный взнос на травматизм, который не зависит от количества сотрудников. Размер взноса ежегодно индексируют: в 2023 годуу платили 2217 руб., в 2024 — 2434 руб. Сумма разбивается на 12 ежемесячных платежей — по 202,83 руб.
Отчетность по взносам:
- ежемесячно: уведомление по форме из приказа ФНС России от 2 ноября 2022 года № ЕД-7-8/1047@. До 25 числа следующего месяца.
- ежеквартально: расчет по страховым взносам (РСВ) по форме из приказа ФНС России от 29.09.2022 г. № ЕД-7-11/878@. До 25 числа месяца, следующего за истекшим кварталом. В месяц сдачи РСВ можно не сдавать уведомление.
- по взносам на травматизм ежеквартало до 25 числа следующего месяца сдают некоторые разделы ЕФС-1.
ИП-работодатели ежемесячно до 25 числа сдают персонифицированные сведения о физических лицах. Например, за май 2023 г. отчитаются до 26.06,2023 г. (25.06 — выходной, срок перенесён).
Взносы за сотрудников по единому тарифу платят до 28 числа месяца, следующего за истёкшим кварталом, на травматизм — до 15 числа.
НДФЛ
С зарплаты сотрудников удерживают НДФЛ по ставке 13%. Когда доход сотрудника с начала года превышает 5 млн руб., тариф увеличивается до 15%.
Налог платят ежемесячно:
- до 25 числа текущего месяца — по НДФЛ за 1-22 число текущего месяца;
- до 3 числа следующего месяца — по НДФЛ за период с 23 по последнее число текущего месяца.
- до последнего рабочего дня в году по НДФЛ, удержанному с 23 по 31 декабря.
Об удержанном и уплаченном НДФЛ отчитываются ежеквартально — до 25 числа месяца, следующего за истёкшим кварталом. По итогам года — до 25 февраля. В ИФНС сдают 6-НДФЛ, которая утверждена приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@.
Также каждый месяц сдают два уведомления:
- до 28 числа текущего месяца — НДФЛ за 1-22 число текущего месяца;
- до 5 числа следующего месяца — НДФЛ за период с 23 по последнее число текущего месяца.
По налогу, удержанному с 23 по 31 декабря, уведомление нужно подать не позже последнего рабочего дня в году.
Нужно ли автоматизировать
Даже когда набьёте руку и систематизируете налоговый учёт, всё равно останется вероятность что-то забыть или ошибиться в расчётах. Это повлияет на правильность исчисления обязательств и приведёт к штрафам.
Поэтому лучше автоматизировать ведение бухгалтерии ИП. Причём одного Excel недостаточно — нужна полноценная система, которая автоматизирует рутинные операции.
